Tuy nhiên, việc bùng nổ mạng xã hội cũng tiềm tàng nhiều rủi ro về bảo mật thông tin cá nhân, chứa virus hay các tin nhắn lừa đảo. Và hơn hết đối với nhân viên văn phòng, mạng xã hội còn chứa đựng nhiều rủi ro khác ảnh hưởng đến công việc. Cùng xem qua những lưu ý mà nhân viên cần biết khi sử dụng mạng xã hội nhé.
Rắc rối điển hình từ mạng xã hội
① Gây xích mích nội bộ
Hiện nay có rất nhiều người sử dụng mạng xã hội như một quyển nhật ký cá nhân và thường xuyên chia sẻ lên trang của mình những tâm sự vui buồn, than thở về sếp, cằn nhằn về đồng nghiệp hay công việc. Nhưng hãy nhớ rằng, cho dù bạn có thiết lập chế độ bảo mật hay hạn chế người xem như thế nào đi nữa thì mạng xã hội cũng luôn tập trung đông đảo cư dân mạng tò mò và hay săm soi, trong đó có cả những người ghét bạn, thù địch và muốn hại bạn. Những dòng trạng thái tưởng chừng vô thưởng vô phạt này có thể “trôi” đến tai những người mà bạn không ngờ đến và trở thành nguyên nhân của những hiềm khích không đáng có trong công sở. Khi đó, đội ngũ làm việc không còn ăn ý và hiệu quả chắc chắn sụt giảm và bạn hoàn toàn có thể bị buộc thôi việc vì lý do gây bất hòa nội bộ.
② Tiết lộ cơ mật công ty, gây tổn thất kinh doanh
Rắc rối nghiêm trọng hơn nữa đó là có nhiều trường hợp nhân viên vô tình để lộ cơ mật của công ty lên các trang SNS. Đó có thể là bí mật kinh doanh của công ty hay thông tin khách hàng…vô tình xuất hiện trong các hình ảnh hay dòng trạng thái mà bạn chia sẻ. Và cho dù bạn chỉ để lộ một mẫu thông tin rất nhỏ nhưng khả năng tiếp nhận và phát tán thông tin "vàng" đó là cực kì cao và có khả năng ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty như làm thất thoát doanh thu dẫn đến việc có đôi khi chính bạn phải bồi thường thiệt hại cho công ty. Mặt khác, nếu bạn thôi việc ở công ty cũ và ứng tuyển vào một công ty khác, đặc biệt là các công ty Nhật vốn rất nổi tiếng về việc kiểm tra lí lịch của nhân viên sẽ liên lạc với công ty cũ để hỏi thăm lý do vì sao bạn nghỉ việc. Và “không cẩn thận tiết lộ cơ mật công ty, gây tổn thất kinh doanh” sẽ là một trong những lí do buộc thôi việc khá nghiêm trọng, chắc chắn sẽ trở thành vết đen trong hồ sơ xin việc của bạn, khiến bạn khó tìm được công việc ưng ý tiếp theo.
③ Bồi thường thiệt hại vì tung tin đồn gây tổn thất đến doanh nghiệp
Trường hợp này không thường xảy ra, nhưng cũng cần phải chú ý vì có thể gây ra hậu quả khá nghiêm trọng. Khi đăng một dòng suy nghĩ không mấy tích cực về một vấn đề liên quan đến công việc hay về công ty…có thể sẽ gây ra tai tiếng và làm xấu hình ảnh công ty trong mắt người khác dù bạn không cố ý muốn như vậy. Và có đôi khi nếu sự việc lớn hơn, những lời nhận xét của bạn phát tán rộng và mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng thì bạn phải chịu trách nhiệm cho hành động của mình, cụ thể là bồi thường danh dự cho công ty hoặc tập đoàn.
Hãy là người sử dụng SNS thông minh
① Biết rõ về SNS đang sử dụng
Mỗi SNS đều có cách thức vận hành, chính sách và quy định sử dụng khác nhau. Cần nắm vững các thông tin cơ bản trước khi thật sự “gia nhập” một SNS nào đó. Quan trọng nhất là phải nắm rõ về các thiết lập bảo mật cho trang cá nhân của mình như giới hạn người theo dõi, hạn chế để bạn bè phát tán hình ảnh riêng tư trên mạng xã hội. Và nếu quyết định tham gia cộng đồng SNS, hãy chủ động phổ cập kiến thức cũng như những rủi ro có thể xảy ra.
② Tách bạch công – tư
Không ít người vô tư gửi lời mời “Kết bạn” hoặc công khai “Theo dõi” đối tác, khách hàng trên SNS. Tuy nhiên, khi đột nhiên nhận được lời mời kết bạn từ các đối tác làm ăn, nhiều khả năng khách hàng sẽ cảm thấy không thoải mái.
Ngoài ra, việc mập mờ giữa cuộc sống các nhân và chuyện công việc sẽ khiến bạn mất đi thái độ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Do đó, một số công ty nhất là công ty Nhật luôn yêu cầu nhân viên tránh tiếp xúc với khách hàng thông qua SNS. Tuy nhiên, với một số ngành như Sales, PR, Marketing… thì số lượng kết nối càng nhiều càng có lợi. Trong trường hợp này, bạn nên có 2 tài khoản riêng biệt: 1 cho cá nhân và 1 cho công việc để tránh những rắc rối không đáng có.
③ Đọc lại nhiều lần trước khi phát ngôn trên SNS
Đừng xem SNS như một trang nhật ký riêng tư. Bạn không thể lường hết được thông tin trên mạng xã hội sẽ được truyền đến đâu. Tiện ích viết blog và đăng trạng thái chỉ với một cú click của một số trang mạng xã hội làm người dùng nảy sinh tâm lý dễ dãi đối với phát ngôn của mình. Bên cạnh đó, cả máy tính và điện thoại thông mình đều có chức năng chụp màn hình nên bạn cũng sẽ khó mà “phi tang” bằng chứng nếu có lỡ lời. Do đó hãy thận trọng với các phát ngôn của mình và đọc lại nhiều lần trước khi quyết định đăng điều gì đó lên SNS.
④ Cẩn thận với nội dung cấm hay mang tính chất nhạy cảm
Theo luật pháp Việt Nam, các phát ngôn hoặc hình ảnh mang tính chất phản cảm, bạo lực, chống phá quốc gia, vu khống, xúc phạm danh dự…đều bị cấm. Hãy cẩn thận khi phát ngôn những chủ đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, phân biệt chủng tộc…. Ngoài ra, tuyệt đối không tiết lộ thông tin mật của công ty hay công việc, hạn chế phàn nàn về cấp trên, đồng nghiệp hay công việc hiện tại trên SNS, vì điều đó chẳng những thể hiện thái độ thiếu chuyên nghiệp mà còn phần nào phản ánh tính cách và sự thiếu chín chắn của bạn.
